Um funcionário manda mensagem no grupo de TI pedindo para trocar o computador da estação 12. Outro liga direto para o técnico perguntando se ele pode passar hoje para resolver a impressora. No fim do dia, ninguém sabe ao certo quantas visitas estão marcadas, para quando, e se dois pedidos não caíram, sem querer, no mesmo horário do mesmo técnico.
Esse é o cenário comum de times de TI internos que agendam manutenção in-loco e troca de equipamento combinando tudo por mensagem avulsa — sem uma agenda única que mostre quem está livre e quando.
O risco de combinar visita técnica por mensagem solta
Quando a visita técnica é marcada por WhatsApp pessoal, e-mail ou conversa de corredor, três problemas aparecem com frequência:
- dois pedidos marcados sem querer para o mesmo técnico no mesmo horário
- nenhuma visão de quanto tempo cada tipo de visita costuma ocupar na agenda
- ninguém lembrando o técnico do compromisso marcado, o que aumenta o risco de esquecimento
O resultado é um time de TI reagindo a pedidos em vez de operar com uma agenda previsível.
Uma agenda por técnico, com choque de horário bloqueado
O xLumen organiza os agendamentos em torno do conceito de prestador — a entidade que recebe o compromisso. Aplicado a um time de TI interno, o prestador é o técnico responsável pela visita.
Cada técnico tem sua própria disponibilidade configurada por dia da semana, podendo ter múltiplos períodos no mesmo dia (por exemplo, atendimento de manhã e à tarde, com intervalo no meio). E o sistema não permite conflito de horário para o mesmo técnico: o bloqueio considera tanto o início quanto o término do horário marcado, evitando que duas visitas caiam no mesmo espaço da agenda.
Serviços como tipo de visita, com duração de referência
O cadastro de serviços do xLumen pode ser usado para identificar o tipo de atendimento — no caso de TI interno, isso equivale a categorizar a visita: troca de estação, manutenção in-loco, instalação de equipamento, entre outros tipos que o time definir.
Cada serviço pode ter sua própria duração de referência, que passa a valer como o tempo padrão reservado na agenda para aquele tipo de visita. Isso ajuda o time a montar a agenda sabendo, de antemão, quanto tempo cada chamado deve ocupar — sem depender de estimativa manual a cada novo pedido.
Lembrete automático antes da visita
Assim como qualquer outro agendamento no xLumen, a visita técnica pode ter um lembrete automático por e-mail configurado antes do horário marcado, direcionado ao técnico responsável. Isso reduz o risco de o compromisso ser esquecido no meio da correria do dia.
Falando a língua do time de TI, não a de um sistema de agenda genérico
O xLumen permite personalizar parte da terminologia exibida no produto para refletir o vocabulário de cada operação. Isso significa que o mesmo conceito estrutural de prestador pode aparecer como técnico, o de cliente pode aparecer como funcionário, e o tipo de compromisso pode aparecer como visita — alinhando a interface ao vocabulário real usado pelo time interno, em vez de termos genéricos de agenda.
O ganho de ter uma agenda única para as visitas
Nenhum desses recursos depende de o time de TI virar um "sistema de chamados" completo — o que o xLumen organiza é a agenda das visitas: quem vai, quando vai, quanto tempo aquilo deve ocupar, e um lembrete para não esquecer. Para um time pequeno ou médio que hoje resolve tudo por mensagem solta, isso já é o suficiente para parar de descobrir um conflito de horário na hora em que dois técnicos deveriam estar no mesmo lugar.
Se o seu time de TI ainda organiza visita técnica e manutenção in-loco por mensagem avulsa, vale conhecer como o xLumen estrutura agenda, técnicos e tipos de visita em um único lugar.
Se o seu time também recebe chamado de suporte solto no WhatsApp, além da visita já agendada, veja Como organizar chamados internos de TI com hora marcada em vez de mensagens soltas no WhatsApp.
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